Management Plánování
Plánování
Obsah:
1) Plánování
2) Postup plánování
3) Členění plánů
4) Cíle plánování podle zásady SMART
5) Management podle cílů (MBO – Management by Objectives)
6) Strategické řízení
6.1) Strategické plánování
6.2) Strategická analýza
6.3) SWOT analýza
6.4) PEST analýza
1. Plánování
Plánování je proces, pomocí kterého se chceme dostat z místa, kde “stojíme“ teď, na místo, kde chceme “stát“ v budoucnu.
Tedy jinými slovy řečeno, plánování je určení postupů, kterých se musíme držet, aby se splnila naše představa o budoucnosti (aby se splnily naše cíle).
Základním nástrojem plánování je plán. Každý plán by měl podávat odpovědi na dvě základní otázky:
1) Jaké jsou naše cíle (čeho chceme dosáhnout)
2) Jak zrealizujeme naše cíle (jak toho chceme dosáhnout)
Z obrázku je patrné, že pro uskutečnění plánu nás budou hodně zajímat termíny pod políčkem JAK. Pojďme se na ně nyní blíže podívat:
- Aktivity – návody, jak postupovat, aby bylo dosaženo cílů ( pod políčkem CO)
- Zdroje – lidské, finanční, půda. Pro uskutečnění cílů budeme často potřebovat kvalifikované pracovníky, v případě, že cílem je např. modernizace firmy, upotřebíme jistě i finanční prostředky. A v neposlední řadě, chce-li firma postavit nový modernizovaný blok, musí mít připravenou půdu, na které se provede stavba.
- Termíny – Stanovení termínů, kdy mají být jednotlivé části plánu dokončeny. Tohoto se pak dá využít při kontrole, kdy jednoduše poznáme, zda nejsme ve skluzu. Na tuto otázku se váže i čtvrtý bod – odpovědnost.
- Odpovědnost – Jsme-li oproti plánu ve skluzu a žádný pracovník nenese za tento stav odpovědnost, asi těžko můžeme počítat se zlepšením. Přidělení odpovědnosti je velmi důležitým faktorem, neboť “nutí“ pracovníky k včasnému plnění svých úkolů. Za nesplnění úkolů pak mohou přijít tresty. S pojmem odpovědnosti se váže termín pravomoc. Dáme-li našemu pracovníkovi odpovědnost za vybudování nádherného bazénu na střeše podniku s co nejmenšími náklady, ale zároveň mu nedovolíme vybrat barvu, dodavatele apod. – (toto určení mu vypracuje jiné oddělení), pak jednoduše může nastat problém, když oddělení vybere velmi drahého dodavatele – vina samozřejmě nejde na oddělení, ale na pracovníka, který měl za tento úkol odpovědnost, i když neměl pravomoc věci měnit.
2. Postup plánování
Postup plánování je rozdělen do několika částí viz obrázek:
3. Členění plánů
Plány můžeme dělit podle různých charakteristik:
- Podle úrovně řízení – struktura managementu se skládá ze tří typů: top manažeři, střední manažeři, manažeři na nejnižší úrovni (viz článek Základní pojmy). Každý z těchto typů provádí jiné druhy plánů.
- Podle času – podle času dělíme plány na krátkodobé (operativní) , střednědobé (taktické) a dlouhodobé (strategické). Operativní plány mají trvání do 1 roku, střednědobé plány do 5 let, strategické plány nad 5 let. Vše je přehledně zobrazeno na následjícím obrázku:
- Podle oblasti řízení
-
- Výroba (plány těžby, montáží)
- Finance (rozpočty)
- Personální oblast (jaké kvalifikované pracovníky potřebujeme pro nová místa)
- Marketing (nasazení reklamy, druh reklamy)
-
4. Cíle plánování podle zásady SMART
Při určování cílů plánů bychom se měli držet zásady SMART
S – Specification – Specifický : prezentuje-li cíl žádoucí stav, musí být cíl vyjádřen jasně, konkrétně
M – Measurable – Měřitelný : cíl by měl být měřitelný (např. dosažení alespoň desetimilionového zisku), aby se mohl porovnat se skutečností – kdyby nebyl cíl měřitelný, nemohli bychom provést přesnou kontrolu, zda jsme toho cíle skutečně dosáhli.
A – Acceptable – Akceptovatelný – pracovníci souhlasí s těmito cíli.
R – Realistic – reálné – cíle by měly být dosažitelné
T – Time – Čas – jsou určeny časové limity dosažení
5. Management podle cílů (MBO – Management by Objectives)
Technika řízení, která staví na myšlence o :
dohodě na cílech(které jsou plněny v rámci organizace) mezi manažery a jejich podřízenými. Na základě plnění dílčích cílů jsou následně zaměstanci organizace hodnoceni.
Podmínkou je, aby se zaměstnanci aktivně podíleli na stanovení cílů, kterých se poté budou snažit dosáhnout a tato snaha bude hodnocena jejich nadřízenými.
U MBO je vynikajicí způsob kontroly a hodnocení zaměstanců. Jelikož manažeři a podřízení se dohodli na určitém souboru cílů, není nic jednoduššího, než zkontrolovat, zda byly cíle opravdu dosaženy.
Pokud pracovník splnil cíle, bývá mu přidělena odměna, což je také motivačním faktorem do další práce. Pokud zaměstnanec cíle nesplnil, mělo by se překontrolovat, jestli byly skutečně reálné. Při zjištění, že cíle byly reálné, a zaměstnanec neměl indospoziční důvody, může být takovýto pracovník trestán – ať upozorněním nadřízeným, formou nulových bonusů apod.
Dohoda mezi manažery a jejich podřízenými o cílech by se při stanovení cílů měla řídit metodou SMART.(viz výše)
Mezi nedostatky MBO patří:
- Časová a administrativní náročnost
- Obtížnost určování cílů
- Důraz kladen na krátkodobé cíle
- Při změně podmínek (např. krize, vyšší cena benzínu apod.) se stanovené cíle mohou stát nerealistickými.
Mezi přednosti patří:
- Vynikající kontrola
- Pracovník se podílí na tvorbě cílů, rozvíjí se jeho pocit důležitosti
- Pracovník ví, proč dělá danou věc
- Pracovník vždy ví, zda se mu už podařilo splnit cíle (cíle jsou měřitelné) a může odhadnout, zda není ve skluzu a tím pádem přidat na své pracovní aktivitě.
6. Strategické řízení
Strategické řízení pomáhá dosahovat douhodobých (strategických) cílů organizace, získávat strategickou konkurenční výhodu. Strategické řízení vykonává top management, který musí pro správné řízení vyhodnocovat tyto části:
- Potřeby zákazníků
- Interní prostředí organizace
- Konkurenční firmy
- Dodavatele
- Makroekonomické podmínky
Strategické řízení udává směr, kterým se firma bude do budoucna vydávat. To ovlivní nejen její působení na podnikové okolí, ale i působení na interní prostředí organizace.
Proces strategického řízení
Proces strategického řízení se skládá z těchto částí:
- Poslání a cíle organizace – identifikace současných misí a cílů
- Strategická analýza – analýza vnějšího a vnitřního prostředí organizace
- Formulace strategických variant
- Výběr strategie – výběr té varianty, která plně odpovídá firemním cílům a misím, a má nejlepší finanční hodnocení
- Implementace strategie – sladění organizační struktury a všech procesů podle vybrané strategie
- Kontrola strategie – přináší nám strategie výsledky, které jsme očekávali?
6.1 Strategické plánování
Tímto pojmem se v některých literaturách označuje seskupení čtyř fází v strategickém řízení, a to seskupení strategické analýzy, formulace strategických variant, strategického výběru a implementace strategie.
6.2 Strategická analýza
Díky strategické analýze se nám dostává poznání situace, ve které se podnik nachází. Cílem strategické analýzy je určit hlavní hybatele(faktory, které ovlivňují podnik nebo okolí podniku), jejich současný a budoucí stav, jejich vývoj jako podklad pro správný výběr strategie.
Mezi nejpoužívanější metody strategické analýzy patří SWOT analýza a PEST analýza.
6.3 SWOT analýza
Cílem SWOT analýzy je zjistit, na jaké příležitosti a hrozby by měl podnik reagovat.
S – Strenghts – silné stránky podniku
W – Weaknesses – slabé stránky organizace
O – Opportunities – příležitosti
T – Threats - hrozby
Průběh SWOT analýzy
1) Vypíšeme si všechny příležitosti a hrozby, které se organizaci naskytly
2) Ke každé příležitosti a hrozbě vypíšeme silné a slabé stránky
3) Takto vypsané silné a slabé stránky očíslujeme podle váhy silné nebo slabé stránky
4) U jednotlivých příležitostí a hrozeb sečteme očíslované silné a slabé stránky
5) Zabýváme se těmi příležitostmi nebo hrozbami, které mají největší číslo.
6.4 PEST analýza
Analyzuje důležité události, které se uskutečnily v minulosti a odhaduje, jaký vliv budou mít tyto události v budoucnosti na konkrétní podnik.
PEST analýzu dělíme na čtyři sledované části:
- Politická
- Ekonomická
- Sociální
- Technologická
